Controleer de regiokalender vóór je toernooidatum vastzet

Twee goede toernooien kunnen elkaar verzwakken wanneer ze op dezelfde zaterdag hetzelfde type speler zoeken. Geen van beide clubs heeft dan per se een marketingprobleem. De regionale agenda vroeg simpelweg meer deelnemers dan op dat moment beschikbaar waren.

Voor de organisator hoort een controle van evenementen in de buurt daarom vóór het vastzetten van banen en drukwerk.

Vergelijk meer dan alleen de datum

Een evenement voor beginners concurreert niet altijd met een gevorderdentoernooi. Kijk naast dag en tijd ook naar sport, niveau, leeftijd en vorm. Twee activiteiten kunnen op dezelfde dag passen als ze een ander publiek aanspreken.

Let ook op reisafstand. Wat "in de buurt" betekent verschilt per regio en per type evenement. Gebruik de afstand die spelers in jouw omgeving werkelijk bereid zijn af te leggen.

Vraag wat verplaatsen kost

Een lege plek op de regiokalender is niet automatisch een goede datum. Controleer of je eigen trainers, personeel en banen beschikbaar zijn. Kijk ook naar schoolvakanties, competities en andere omstandigheden die je publiek raken.

Als een naburige club al heeft gepubliceerd en jouw datum nog intern is, is verplaatsen vaak goedkoper dan later alle deelnemers informeren. Zijn beide evenementen al ver gevorderd, dan kan een andere doelgroep of tijd soms beter zijn dan een plotselinge wijziging.

Houd contact met clubs in de omgeving

Een gedeelde of informele regiokalender kan veel voorkomen. Niet iedere activiteit staat online en niet iedere club gebruikt hetzelfde platform. Een kort contact met organisatoren in de buurt blijft daarom nuttig, vooral voor grotere toernooien.

Zie afstemming niet als het weggeven van een voordeel. Gespreide evenementen geven spelers vaker iets om aan mee te doen en verkleinen de kans dat beide organisaties met lege plaatsen blijven zitten.

Zet de datum pas daarna om in promotie

Reserveer de banen, leg capaciteit en inschrijving vast en begin dan met publiceren. Een poster maken vóór deze keuzes vergroot alleen de kosten van een latere wijziging. Een duidelijke evenementposter is het sluitstuk van het plan.

Smash kan bij het plannen gepubliceerde evenementen van clubs in de omgeving tonen. De uitgebreidere marktanalyse op bepaalde plannen kijkt alleen naar goedgekeurde Smash-clubs binnen de gekozen afstand. Dat overzicht is dus een hulpmiddel, geen volledige regiokalender.

De beste datum is niet per definitie de enige lege zaterdag. Het is de dag waarop je eigen club het evenement goed kan uitvoeren en het beoogde publiek niet al voor een vrijwel gelijk aanbod hoeft te kiezen.